Personio: agilitza la relació de la plantilla amb Recursos Humans

La voluntat de Personio, una eina que busca oferir una solució integral de Gestió de Persones per a petites i mitjanes empreses, és agilitzar processos mitjançant la seva digitalització perquè des de Recursos Humans es pugui posar més l'èmfasi en les persones que treballen a l'organització en si mateixes i no tant en les tasques administratives, algunes de les quals s'executen de manera automàtica mitjançant l'eina.

Quan es comença a treballar en una empresa, tot és nou, cal omplir papers i superar altres tràmits, i és comú no saber a qui cal recórrer per resoldre cada tasca encomanada. A vegades, esbrinar-ho es converteix en un petit viacrucis per a la nova incorporació, que prou feina té amb l'adaptació per haver de convertir-se alhora en un investigador amb la finalitat de descobrir si aquell paper l'ha de lliurar al Departament de Recursos Humans, de Finances o a la persona que té com a referent directe. Evitar pèrdues d'energia i temps innecessàries com aquestes és l'objectiu de Personio.

Funciona a través d'un portal que permet el contacte directe entre el treballador, RH i altres departaments involucrats en totes aquelles tasques vinculades al cicle de vida del treballador dins de l'empresa, des de la contractació i l'onboarding -la incorporació després de la contractació-, la gestió de documentació, la consulta de nòmines o fer seguiment de com està desenvolupant les tasques que té assignades. Els treballadors tenen accés al portal, mentre que des de l'àmbit de la gestió de l'empresa també a altres funcionalitats, com la configuració de processos.

A tall d'exemple sobre en què pot ajudar Personio, conté un apartat sobre l'onboarding amb tot allò que cal fer o saber quan s'entra a treballar a l'empresa, però va més enllà: s'hi poden trobar les nòmines mensuals, demanar les vacances i saber qui n'està fent -i qui és el seu substitut mentrestant- i obtenir automàticament un comprovant conforme s'és treballador de la companyia, que pot ser útil per a tràmits que poden implicar certa diligència, com demanar una hipoteca.

Al seu web, Personio incorpora l'experiència d'alguns dels seus clients, com ara l'empresa barcelonina Bloobirds, que comercialitza tecnologia per a la prospecció de vendes. Bloobirds necessitava una eina que l'ajudés durant la seva expansió, i que li permetés professionalitzar la tasca d’RH i centralitzar tota la informació. Segons la Head of People de Bloobirds, Cristina Ferreres, treballar amb Personio els ha permès alliberar "entre un 15% i un 20% de la jornada" per aprofitar-la per a altres processos, com ara millorar la forma de treballa de la plantilla, sent cosa del passat l'ús de documents d'Excel o d'un programari específic per al control horari: ara no el necessiten i s'han pogut estalviar uns diners.

Amb el temps, les funcionalitats de Personio es van ampliant -l'eina té grups d'usuaris d’RH d'on reben moltes idees que els resulten útils per millorar- i ha incorporat Conversations, que permet centralitzar tota la comunicació treballador-empresa. És útil per al treballador quan té dubtes, com ara quantes vacances li manquen o quan no té clar què significa un concepte concret de la nòmina. Amb aquesta funcionalitat, s'evita haver d'esbrinar qui de l'empresa pot donar-li la resposta i la companyia s'estalvia que hi hagi un correu amunt i avall fins que arriba a la persona idònia. Això sí, l'eina no està pensada per a una comunicació horitzontal treballador-treballador o organitzar les tasques quotidianes, per al qual ja existeixen altres aplicacions, com Slack o Asana.  

Personio va néixer al 2015 a Munic (Alemanya), després de detectar que hi havia eines digitals en el mercat per facilitar la Gestió de Persones en grans empreses a partir de 1.000 o 2.000 treballadors, però no per a les pimes, que configuren el teixit empresarial majoritari en països com Espanya. "No hi havia una solució adaptada a la seva situació", ressalta Chema Ballarin, Head of Southern Europe de Personio: eren solucions complexes, que trigaven molt a desenvolupar-se i que potser no estaven a l'abast dels limitats pressupostos de les companyies petites.

Ballarin considera que aquestes organitzacions també mereixien tenir alguna eina al seu abast, donat que en l'àmbit dels RH "és on la tecnologia té un impacte directe més gran en la satisfacció dels treballadors", defensa. L'eina es lliura personalitzada i clau en mà -l'empresa que n'és client no s'ha d'ocupar del seu manteniment- i Personio ofereix diversos plans de pagament, que estan en funció del nombre de treballadors i de les funcionalitats que es contractin. La pandèmia els ha servit com una raó més per implementar les solucions que ofereixen, davant l'auge del treball en remot. Per facilitar als gestors d’RH que prenguin el pols de la plantilla, inclouen un mòdul en el qual poden rebre feedback sobre la satisfacció del personal encara que teletreballi.

Des dels seus inicis, Personio ha ajudat més de 7.000 equips de Relacions Humanes d'Europa, que és el seu focus, i els seus responsables subratllen que coneixen bé el marc regulatori europeu o les polítiques vigents de protecció de dades. Compta amb oficines a Munic, Londres, Dublín, Madrid, Amsterdam i recentment també n'ha obert a Berlín i a Barcelona, si bé també tenen presència a d’altres països europeus. L'aterratge a la capital catalana s'explica "veient el talent que hi ha i com és d'internacional la ciutat a l'hora d'atraure talent d'altres països", detalla Ballarin. Ara com ara l'eina no està disponible en català, però els responsables de Personio estan valorant que també ho estigui.

Accés a Personio: https://www.personio.es/

Articles relacionats / Artículos relacionados