¿Trabaja a gusto en su oficina?
Es muy probable que al llegar cada mañana a su oficina se fije en un montón de cosas, pero no repare en que tiene un problema con el espacio y no necesariamente de superficie. No piensa tampoco que la productividad de su gente esté, en parte, condicionada por el espacio físico en el que trabaja. Si su negocio fuera industrial, seguro que ya se habría dado cuenta, pero en la oficina queda más enmascarado; y no por ello deja de ser menos importante. El concepto del espacio físico de la oficina ha cambiado radicalmente en los últimos quince años. Antes primaba el trabajo individual, cada jefe, por ejemplo, disponía de su espacio cerrado - su despacho-, donde tenía sus instrumentos de trabajo y desarrollaba su tarea independientemente.
¿Y ahora? "Hoy priorizamos el trabajo en equipo, la comunicación, el flujo de información entre todos los empleados y el jefe, ya que los directivos prefieren estar integrados en su equipo. Ello marca dos tendencias muy claras: espacios abiertos y uniformidad de mobiliario", explica Gerardo Giménez, director de arquitectura de Aguirre Newman en Barcelona. "Esta nueva concepción del espacio permite nuevas formas de trabajo, fomentando sinergias dentro de los departamentos. Además, acompaña el cambio producido en la estructura jerárquica - más aplanada- con la creación de una serie de puntos de conexión que permiten a las unidades estar en contacto físico. La información fluye a través de estos puntos, que bajo la apariencia de espacios de ocio ayudan a fomentar la comunicación entre los equipos y las personas. Este tipo de zonas va ganando terreno. En algunos casos, ya ocupan más del 3% de la superficie total disponible", prosigue. "Se ha demostrado que hay una relación directa entre la aplicación de estos planteamientos y el crecimiento de la compañía", apunta.
Y, claro, si ganan terreno las zonas comunes lo pierden los despachos. "Los espacios cerrados representaban en las compañías españolas antes del 2001 un 18,25% del total de la superficie útil, hoy sólo representan algo más del 12%", añade. Como consecuencia de todos estos cambios organizativos, la oficina sin papel se presenta como una solución eficaz, tanto para el ahorro de espacio como para los costos. Giménez estima que se han reducido hasta un 50% las zonas comunes destinadas a almacén y reprografía. "¿Cómo podemos seguir pagando el metro cuadrado de almacén a precio de oficina, con el encarecimiento enorme que ha registrado en los últimos años? , es absurdo e irracional", se plantea.
La consultora acaba de presentar un informe, Innovación y puesto de trabajo: ayer, hoy y mañana, en el que pasa revista a una serie de soluciones que ayudan a mejorar la calidad de vida de los empleados y a aumentar su productividad en la oficina. Según señala, "un diseño adecuado de los espacios de trabajo junto a una óptima gestión de su mantenimiento puede aumentar hasta un 20% la productividad de las compañías". El aumento de la productividad va muy ligado a las nuevas necesidades de los empleados. Así, al nuevo trabajador le gusta tener la sensación de que forma parte de un equipo, flexibilidad… Incluso ante la posibilidad de escoger un trabajo, no se deja guiar solamente por el salario, sino que considera cada vez más factores intangibles, como la ubicación o la conciliación de su vida laboral y profesional.
Precisamente, a este respecto, Aguirre Newman ha realizado una encuesta a empleados de distintos sectores, en la que explican como la ubicación y el transporte son factores clave a la hora de decidirse por un trabajo, frente a otros como la imagen de la compañía y sus servicios. Un 40% de los encuestados, por ejemplo, ve como indispensable una buena fuente de luz natural, muy lejos de la segunda preferencia - la temperatura-, que es considerada por un 25% un factor determinante. "Antes, ambos factores se consideraban como un bien añadido, pero hoy ya no se hace un edificio de oficinas que no tenga dos o tres fachadas de cristal", añade Giménez. Y todo ello es porque hoy se da al espacio una importancia que va mucho más allá del mero coste. "En realidad, la apuesta por el bienestar y el confort de los empleados se ha convertido en una evidencia económica", concluye.
Desde Toyota hasta nuestro despacho
Muchas de las aplicaciones para mejorar la distribución de espacios que lleva a cabo la consultora Aguirre Newman tienen su base en el método Lean. La filosofía que lleva este nombre está basada en la detección y eliminación del despilfarro en cada una de las fases de todo proceso de producción e implica una mejora continua y con pequeños pasos de los procesos operativos con mayor rapidez y en mayor grado que los competidores. Así lo plantea Bruno Juanes, socio director de la consultora Galgano, especialista en Lean, que colabora en este apartado con Aguirre Newman.
Para quienes no estén familiarizados con este sistema - basado en el exitoso funcionamiento de Toyota- aplicable a todos los procesos, Juanes recuerda las tres palabras clave: n Muda. Es la clave del sistema de producción Lean y significa la identificación y eliminación sistemática del despilfarro. El muda es cualquier actividad desarrollada por una organización que consume recursos y no produce valor para el cliente. Un muda sería una lista de espera, los defectos de producción, exceso de stocks… n Gemba. Se trata del lugar de trabajo físico, el almacén, la máquina, el departamento donde se produce la acción. El muda siempre se basa en el gemba y uno se ha de ensuciar las manos en el gemba para identificar el muda n Kaizén. La mejora solamente pasa por la acción. Sólo vale el " hazlo, no lo digas".
Señala los diferentes tipos de mudas que se producen en los espacios, prosigue. De entrada hay siempre un muda de tiempo en la disposición en que se hallan las personas y las máquinas en una oficina. Esta disposición causa despilfarros a través de excesivos movimientos del personal y transporte de diversos elementos. Un segundo muda, muy corriente, que afecta al espacio y al tiempo, lo encontramos en el dejar crecer montones de archivadores, carpetas, papeles etcétera. En el despacho muchas veces no se necesitan, comen espacio y se pierde tiempo buscando cosas sin saber dónde están.
En tercer lugar plantea los factores ambientales. Cada vez es más importante la luz, el sonido, el color… Sin saberlo, muchas veces causan mudas personales como estrés, fatiga… El cuarto tiene que ver con los despilfarros que se hacen en el flujo de la producción.
Desde que entra la materia prima hasta que sale el producto final, cada movimiento del proceso si no está bien sincronizado - entre otras cosas por el espacio- produce mudas.
Explica, por último, que lo más novedoso que han preparado es una metodología para medir la productividad del espacio en el interior de las oficinas. "Realizamos una primera medición antes de hacer los cambios y otra después de realizarlos, utilizando tanto datos cuantitativos como percepciones de los usuarios. De esta manera, calculamos la mejora de la productividad en términos globales que se ha conseguido".
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¿Y ahora? "Hoy priorizamos el trabajo en equipo, la comunicación, el flujo de información entre todos los empleados y el jefe, ya que los directivos prefieren estar integrados en su equipo. Ello marca dos tendencias muy claras: espacios abiertos y uniformidad de mobiliario", explica Gerardo Giménez, director de arquitectura de Aguirre Newman en Barcelona. "Esta nueva concepción del espacio permite nuevas formas de trabajo, fomentando sinergias dentro de los departamentos. Además, acompaña el cambio producido en la estructura jerárquica - más aplanada- con la creación de una serie de puntos de conexión que permiten a las unidades estar en contacto físico. La información fluye a través de estos puntos, que bajo la apariencia de espacios de ocio ayudan a fomentar la comunicación entre los equipos y las personas. Este tipo de zonas va ganando terreno. En algunos casos, ya ocupan más del 3% de la superficie total disponible", prosigue. "Se ha demostrado que hay una relación directa entre la aplicación de estos planteamientos y el crecimiento de la compañía", apunta.
Y, claro, si ganan terreno las zonas comunes lo pierden los despachos. "Los espacios cerrados representaban en las compañías españolas antes del 2001 un 18,25% del total de la superficie útil, hoy sólo representan algo más del 12%", añade. Como consecuencia de todos estos cambios organizativos, la oficina sin papel se presenta como una solución eficaz, tanto para el ahorro de espacio como para los costos. Giménez estima que se han reducido hasta un 50% las zonas comunes destinadas a almacén y reprografía. "¿Cómo podemos seguir pagando el metro cuadrado de almacén a precio de oficina, con el encarecimiento enorme que ha registrado en los últimos años? , es absurdo e irracional", se plantea.
La consultora acaba de presentar un informe, Innovación y puesto de trabajo: ayer, hoy y mañana, en el que pasa revista a una serie de soluciones que ayudan a mejorar la calidad de vida de los empleados y a aumentar su productividad en la oficina. Según señala, "un diseño adecuado de los espacios de trabajo junto a una óptima gestión de su mantenimiento puede aumentar hasta un 20% la productividad de las compañías". El aumento de la productividad va muy ligado a las nuevas necesidades de los empleados. Así, al nuevo trabajador le gusta tener la sensación de que forma parte de un equipo, flexibilidad… Incluso ante la posibilidad de escoger un trabajo, no se deja guiar solamente por el salario, sino que considera cada vez más factores intangibles, como la ubicación o la conciliación de su vida laboral y profesional.
Precisamente, a este respecto, Aguirre Newman ha realizado una encuesta a empleados de distintos sectores, en la que explican como la ubicación y el transporte son factores clave a la hora de decidirse por un trabajo, frente a otros como la imagen de la compañía y sus servicios. Un 40% de los encuestados, por ejemplo, ve como indispensable una buena fuente de luz natural, muy lejos de la segunda preferencia - la temperatura-, que es considerada por un 25% un factor determinante. "Antes, ambos factores se consideraban como un bien añadido, pero hoy ya no se hace un edificio de oficinas que no tenga dos o tres fachadas de cristal", añade Giménez. Y todo ello es porque hoy se da al espacio una importancia que va mucho más allá del mero coste. "En realidad, la apuesta por el bienestar y el confort de los empleados se ha convertido en una evidencia económica", concluye.
Desde Toyota hasta nuestro despacho
Muchas de las aplicaciones para mejorar la distribución de espacios que lleva a cabo la consultora Aguirre Newman tienen su base en el método Lean. La filosofía que lleva este nombre está basada en la detección y eliminación del despilfarro en cada una de las fases de todo proceso de producción e implica una mejora continua y con pequeños pasos de los procesos operativos con mayor rapidez y en mayor grado que los competidores. Así lo plantea Bruno Juanes, socio director de la consultora Galgano, especialista en Lean, que colabora en este apartado con Aguirre Newman.
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