La voluntad de Personio, una herramienta que busca ofrecer una solución integral de Gestión de Personas para pequeñas y medianas empresas, es agilizar procesos mediante su digitalización para que desde Recursos Humanos se pueda poner más énfasis en las personas que trabajan en la organización en sí mismas y no tanto en las tareas administrativas, algunas de las cuales se ejecutan de forma automática mediante la herramienta.
Cuando se empieza a trabajar en una empresa, todo es nuevo, es necesario llenar papeles y superar otros trámites, y es común no saber a quién hay que recurrir para resolver cada tarea encomendada. A veces, averiguarlo se convierte en un pequeño vía crucis para la nueva incorporación, que suficiente trabajo tiene con la adaptación para tener que convertirse a la vez en un investigador con el fin de descubrir si ese papel debe entregarlo al Departamento de Recursos Humanos, de Finanzas o a la persona que tiene como referente directo. Evitar pérdidas de energía y tiempo innecesarias como éstas es el objetivo de Personio.
Funciona a través de un portal que permite el contacto directo entre el trabajador, RRHH y otros departamentos involucrados en todas aquellas tareas vinculadas al ciclo de vida del trabajador dentro de la empresa, desde la contratación y el onboarding -la incorporación después de la contratación-, la gestión de documentación, la consulta de nóminas o hacer seguimiento de cómo está desarrollando las tareas que tiene asignadas. Los trabajadores tienen acceso al portal, mientras que desde el ámbito de la gestión de la empresa también a otras funcionalidades, como la configuración de procesos.
A modo de ejemplo sobre en qué puede ayudar Personio, contiene un apartado sobre el onboarding con todo lo que hay que hacer o saber cuándo se entra a trabajar en la empresa, pero va más allá: se pueden encontrar las nóminas mensuales, pedir las vacaciones y saber quién las está haciendo -y quién es su sustituto mientras tanto- y obtener automáticamente un comprobante conforme se es trabajador de la compañía, que puede ser útil para trámites que pueden implicar cierta diligencia, como pedir una hipoteca.
En su web, Personio incorpora la experiencia de algunos de sus clientes, como por ejemplo la empresa barcelonesa Bloobirds, que comercializa tecnología para la prospección de ventas. Bloobirds necesitaba una herramienta que le ayudara durante su expansión, y que le permitiera profesionalizar la labor de RRHH y centralizar toda la información. Según la Head of People de Bloobirds, Cristina Ferreres, trabajar con Personio les ha permitido liberar "entre un 15% y un 20% de la jornada" para aprovecharla para otros procesos, como mejorar la forma de trabajar de la plantilla, siendo algo del pasado el uso de documentos de Excel o de un software específico para el control horario: ahora no lo necesitan y se ha podido ahorrar dinero.
Con el tiempo, las funcionalidades de Personio se van ampliando -la herramienta tiene grupos de usuarios de RRHH de donde reciben muchas ideas que les resultan útiles para mejorar- y ha incorporado Conversations, que permite centralizar toda la comunicación trabajador-empresa . Es útil para el trabajador cuando tiene dudas, como cuántas vacaciones le faltan o cuando no tiene claro qué significa un concepto concreto de la nómina. Con esta funcionalidad, se evita tener que averiguar quién de la empresa puede darle la respuesta y la compañía se ahorra que haya correos arriba y abajo hasta que llegan a la persona idónea. Eso sí, la herramienta no está pensada para una comunicación horizontal trabajador-trabajador u organizar las tareas cotidianas, para lo que ya existen otras aplicaciones como Slack o Asana.
Personio nació en 2015 en Múnich (Alemania), tras detectar que existían herramientas digitales en el mercado para facilitar la Gestión de Personas en grandes empresas a partir de 1.000 o 2.000 trabajadores, pero no para las pymes, que configuran el tejido empresarial mayoritario en países como España. "No había una solución adaptada a su situación", resalta Chema Ballarin, Head of Southern Europe de Personio: eran soluciones complejas, que tardaban mucho en desarrollarse y que quizás no estaban al alcance de los limitados presupuestos de las compañías pequeñas.
Ballarin considera que estas organizaciones también merecían tener alguna herramienta a su alcance, dado que en el ámbito de los RRHH "es donde la tecnología tiene un mayor impacto directo en la satisfacción de los trabajadores", defiende. La herramienta se entrega personalizada y llave en mano -la empresa que es cliente no debe ocuparse de su mantenimiento- y Personio ofrece varios planes de pago, que están en función del número de trabajadores y de las funcionalidades que se contraten. La pandemia les ha servido como una razón más para implementar las soluciones que ofrecen, frente al auge del trabajo en remoto. Para facilitar a los gestores de RRHH que tomen el pulso de la plantilla, incluyen un módulo en el que pueden recibir feedback sobre la satisfacción del personal aunque teletrabaje.
Desde sus inicios, Personio ha ayudado a más de 7.000 equipos de Relaciones Humanas de Europa, que es su foco, y sus responsables subrayan que conocen bien el marco regulatorio europeo o las políticas vigentes de protección de datos. Cuenta con oficinas en Munich, Londres, Dublín, Madrid, Amsterdam y recientemente también las ha abierto en Berlín y en Barcelona, si bien también tienen presencia en otros países europeos. El aterrizaje en la capital catalana se explica "viendo el talento que hay y lo internacional que es la ciudad a la hora de atraer talento de otros países", detalla Ballarin. Por ahora la herramienta no está disponible en catalán, pero los responsables de Personio están valorando que también lo esté.
Acceso a Personio: https://www.personio.es/
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